Приказ Департамента образования Вологодской области от 01.04.2015 N 945 "Об утверждении Порядков хранения лицензионных дел, аккредитационных дел, дел заявителей по подтверждению документов об образовании и о квалификации в Департаменте образования Вологодской области"
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 1 апреля 2015 г. № 945
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКОВ ХРАНЕНИЯ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ДЕЛ,
АККРЕДИТАЦИОННЫХ ДЕЛ, ДЕЛ ЗАЯВИТЕЛЕЙ ПО ПОДТВЕРЖДЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ И (ИЛИ) О КВАЛИФИКАЦИИ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 2 статьи 16 Федерального закона от 4 мая 2011 года № 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности", пунктом 22 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039, а также в целях совершенствования порядка учета и хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, подлежащих хранению в Департаменте образования Вологодской области, согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
2. Утвердить прилагаемый Порядок хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, подлежащих хранению в Департаменте образования Вологодской области, согласно приложению № 2 к настоящему приказу.
3. Утвердить прилагаемый Порядок хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации в Департаменте образования Вологодской области согласно приложению № 3 к настоящему приказу.
4. Обеспечить хранение:
лицензионных и аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации в оборудованном помещении Департамента образования Вологодской области в соответствии с прилагаемыми Порядками отделу лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности (Н.Ф. Соколова);
документов при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований, входящих в состав лицензионного дела, подлежащего хранению, в оборудованном помещении Департамента образования Вологодской области в соответствии с прилагаемым Порядком хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, отделу контроля качества образования и надзора за соблюдением законодательства (С.К. Охотникова).
5. Признать утратившими силу приказы Департамента образования области:
от 7 июня 2010 года № 997 "Об утверждении Порядка хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов) в Департаменте образования области";
от 10 октября 2011 года № 1505 "О внесении изменений в приказ Департамента образования области от 7 июня 2010 года № 997";
от 24 июня 2011 года № 978 "Об утверждении Порядка хранения аккредитационных дел в Департаменте образования Вологодской области".
6. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления контроля и надзора в сфере образования И.Л. Гуляеву.
Заместитель начальника
Департамента
Л.Р.ПРОНИЧЕВА
Приложение № 1
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, лицензирование образовательной деятельности которых осуществляется Департаментом образования Вологодской области (далее соответственно - лицензионное дело, Департамент).
2. Лицензионное дело начинает формироваться после принятия заявления о предоставлении лицензии на осуществление образовательной деятельности (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. В случае поступления заявления на бумажном носителе лицензионное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки и торце которой проставляются реквизиты лицензионного дела (порядковый номер и дата принятия распорядительного акта Департамента (о предоставлении лицензии, об отказе в предоставлении лицензии, о возврате заявления и прилагаемых документов, номер тома) и наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, предоставившей документы на получение лицензии.
В случае поступления заявления в электронном виде с использованием информационной системы Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области лицензионное дело формируется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Лицензионное дело, составленное в электронном виде, имеет реквизиты, указанные в абзаце первом настоящего пункта.
4. При поступлении заявления о переоформлении лицензии на осуществление образовательной деятельности (далее - лицензия), о выдаче временной лицензии либо о выдаче дубликата (копии) лицензии (временной лицензии), о прекращении лицензии, а также при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований лицензионное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется документами, указанными в пункте 7 настоящего Порядка, в соответствии с процедурой, также они включаются в опись документов лицензионного дела, переданного на хранение.
5. Лицензионное дело формируется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности Департамента (далее - Отдел), ответственным за проведение лицензирования образовательной деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность, в соответствии с резолюцией начальника Отдела.
Лицензионное дело дополняется документами при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований специалистом отдела контроля качества образования и надзора за соблюдением законодательства Департамента, ответственным за оформление результатов указанных проверок, которые хранятся в отдельной папке (скоросшивателе), оформленной в соответствии с пунктом 3 настоящего Порядка, с указанием буквенного кода вида проверки "ЛК".
6. Лицензионное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о предоставлении лицензии либо об отказе в предоставлении лицензии;
о переоформлении лицензии либо об отказе в переоформлении лицензии;
о предоставлении временной лицензии либо об отказе в предоставлении временной лицензии;
о предоставлении дубликата, копии лицензии либо об отказе в их предоставлении;
о прекращении действия лицензии.
В случае проведения проверки соблюдения лицензиатами лицензионных требований лицензионное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня окончания такой проверки.
Копии постановлений о назначении административных наказаний, выписки из решений суда об аннулировании лицензии либо об административном приостановлении деятельности включаются в лицензионное дело, переданное на хранение, в течение 5 рабочих дней со дня их поступления в Департамент.
В случае отзыва заявления лицензионное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом заявления организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления.
7. Лицензионное дело, передаваемое на хранение, содержит:
а) заявление о предоставлении лицензии (временной лицензии), о переоформлении лицензии, предоставлении дубликата (копии) лицензии, о прекращении действия лицензии и прилагаемые к заявлению документы;
б) копии распорядительных актов Департамента о предоставлении лицензии (временной лицензии), переоформлении лицензии, о предоставлении дубликата (копии) лицензии, о приостановлении, возобновлении и прекращении действия лицензии, а также об отказе в предоставлении (переоформлении) лицензии, временной лицензии, дубликата лицензии;
в) копии подписанных и зарегистрированных лицензий и приложения (приложений);
г) копию дубликата лицензии (при наличии);
д) копии распорядительных актов Департамента о проведении проверок соискателя лицензии, лицензиата, копии актов проверок, предписаний об устранении выявленных нарушений лицензионных требований, протоколов об административных правонарушениях, постановлений о назначении административных наказаний и других документов, связанных с осуществлением лицензионного контроля;
е) выписки из решений суда об административном приостановлении деятельности лицензиата или аннулировании лицензии (при наличии);
ж) уведомления и другие документы, связанные с осуществлением лицензирования;
з) опись документов лицензионного дела (приложение № 1 к настоящему Порядку).
В случае отзыва заявления организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из лицензионного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в лицензионное дело вкладываются заявление организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления, копия распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
8. Специалистом Отдела, ответственным за хранение лицензионных дел, ведутся Реестр лицензионных дел, переданных на хранение (приложение № 2 к настоящему Порядку), и Журнал движения лицензионных дел, переданных на хранение (приложение № 3 к настоящему Порядку). Реестр лицензионных дел, переданных на хранение, ведется в электронном виде.
9. Лицензионное дело выдается:
а) начальнику Департамента и его заместителям;
б) уполномоченным специалистам управления контроля и надзора в сфере образования Департамента.
Лицензионное дело выдается во временное пользование лицам, указанным в подпунктах "а", "б" данного пункта, на срок не более 20 рабочих дней с возможностью продления указанного срока не более чем на 10 рабочих дней и после его истечения подлежит возврату.
10. Представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации лицензионные дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов с уведомлением начальника Департамента или другого уполномоченного им лица.
11. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из лицензионного дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в лицензионное дело вкладываются документ о выдаче, снятая с него копия, в Журнале движения лицензионных дел и в описи делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
12. Лицензионное дело хранится постоянно. В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления лицензионное дело хранится в течение трех лет, после чего подлежит уничтожению в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Департамента от 11 апреля 2014 года № 818.
13. Лицензионные дела хранятся в специально оборудованном помещении, позволяющем обеспечить сохранность лицензионных дел.
Приложение № 1
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ОПИСЬ
документов лицензионного дела
_________________________________________
(наименование организации, осуществляющей
образовательную деятельность)
Основание составления (дополнения) описи
N
п/п
Наименование документа
Количество документов
Количество листов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
Приложение № 2
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
РЕЕСТР
лицензионных дел, переданных на хранение
Присвоенный порядковый номер лицензионного дела, переданного на хранение
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Муниципальный район (городской округ)
Дата передачи лицензионного дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, передавшего лицензионное дело на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, принявшего лицензионное дело на хранение
Приложение № 3
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ЖУРНАЛ
движения лицензионных дел, переданных на хранение
Порядковый номер записи
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Основание выдачи лицензионного дела
Дата выдачи лицензионного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, получающего лицензионное дело
Дата возврата на хранение лицензионного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, возвращающего лицензионное дело
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись специалиста, ответственного за хранение лицензионных дел
Приложение № 2
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ АККРЕДИТАЦИОННЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, государственная аккредитация образовательной деятельности которых осуществляется Департаментом образования Вологодской области (далее соответственно - аккредитационное дело, Департамент).
2. Аккредитационное дело начинает формироваться после принятия заявления о проведении государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. В случае поступления заявления на бумажном носителе аккредитационное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки и торце которой проставляются реквизиты аккредитационного дела (порядковый номер и дата принятия распорядительного акта Департамента (о предоставлении свидетельства о государственной аккредитации, об отказе в предоставлении свидетельства о государственной аккредитации, о возвращении заявления и прилагаемых документов, номер тома) и наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, предоставившей документы на государственную аккредитацию.
В случае поступления заявления в электронном виде с использованием информационной системы Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области аккредитационное дело формируется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Аккредитационное дело, составленное в электронном виде, имеет реквизиты, указанные в абзаце первом настоящего пункта.
4. В случае поступления заявления о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - свидетельство) в соответствии с подпунктом "б" пункта 78 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039, аккредитационное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется соответствующими документами, указанными в подпунктах "а" - "д" пункта 7 настоящего Порядка, также они включаются в опись документов аккредитационного дела, переданного на хранение;
в случае поступления заявления о переоформлении свидетельства (за исключением заявления о переоформлении свидетельства в соответствии с подпунктом "б" пункта 78 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039), о выдаче временного свидетельства либо о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства) аккредитационное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется соответствующими документами, указанными в подпунктах "а", "г", "д" пункта 7 настоящего Порядка, также они включаются в опись документов аккредитационного дела, переданного на хранение.
5. Аккредитационное дело составляется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - Отдел) Департамента, обеспечивающим проведение государственной аккредитации образовательной деятельности организаций, осуществляющих образовательную деятельность.
6. Аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о государственной аккредитации образовательной деятельности либо об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности;
о переоформлении свидетельства либо об отказе в переоформлении свидетельства;
о выдаче временного свидетельства либо об отказе в выдаче временного свидетельства;
о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства).
В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом заявления организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления.
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня направления (выдачи) письма Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов в адрес организации, осуществляющей образовательную деятельность.
7. Аккредитационное дело, передаваемое на хранение, содержит:
а) заявление и прилагаемые документы;
б) распорядительный акт Департамента о проведении аккредитационной экспертизы;
в) заключение экспертной группы по результатам аккредитационной экспертизы, отчеты об аккредитационной экспертизе;
г) распорядительные акты Департамента о государственной аккредитации или об отказе в государственной аккредитации, о переоформлении свидетельства, о предоставлении дубликата свидетельства, о приостановлении, возобновлении, прекращении, лишении государственной аккредитации;
д) копию свидетельства (временного свидетельства, дубликата свидетельства) с приложениями;
е) опись документов аккредитационного дела (приложение № 1 к настоящему Порядку).
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из аккредитационного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в аккредитационное дело вкладываются копии приказа, распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
В случае отзыва заявления организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из аккредитационного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в аккредитационное дело вкладываются заявление организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления, копии приказа, распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
8. Специалистом Отдела, ответственным за хранение аккредитационных дел, ведутся Реестр аккредитационных дел, переданных на хранение (приложение № 2 к настоящему Порядку), и Журнал движения аккредитационных дел, переданных на хранение (приложение № 3 к настоящему Порядку). Реестр аккредитационных дел, переданных на хранение, ведется в электронном виде.
9. Аккредитационное дело выдается:
а) начальнику Департамента и его заместителям;
б) уполномоченным специалистам управления контроля и надзора в сфере образования Департамента.
Аккредитационное дело выдается во временное пользование лицам, указанным в подпунктах "а", "б" данного пункта, на срок не более 20 рабочих дней с возможностью продления указанного срока не более чем на 10 рабочих дней и после его истечения подлежит возврату.
10. Представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации аккредитационные дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов с уведомлением начальника Департамента или другого уполномоченного лица.
11. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из аккредитационного дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в аккредитационное дело вкладываются документ о выдаче, снятая с него копия, в Журнале движения аккредитационных дел и в описи документов аккредитационного дела делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
12. В случае принятия решения о государственной аккредитации образовательной деятельности, о переоформлении свидетельства, о выдаче временного свидетельства либо о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства) аккредитационное дело хранится в течение срока действия свидетельства (временного свидетельства) о государственной аккредитации и в течение трех лет со дня окончания срока его действия.
13. В случае принятия решения об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности, об отказе в переоформлении свидетельства либо об отказе в выдаче временного свидетельства аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня издания соответствующего распорядительного акта Департамента.
14. В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня отзыва заявления.
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня прекращения его рассмотрения.
15. По истечении сроков хранения, указанных в пунктах 12 - 14 настоящего Порядка, аккредитационное дело на бумажном либо электронном носителе подлежит уничтожению в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Департамента от 11 апреля 2014 года № 818.
16. При представлении в Департамент организацией, осуществляющей образовательную деятельность, аккредитационное дело которой хранится в Департаменте, заявления о проведении государственной аккредитации образовательной деятельности на новый срок формируется новое аккредитационное дело данной организации.
17. Аккредитационные дела хранятся в специально оборудованном помещении, позволяющем обеспечить сохранность аккредитационных дел.
Приложение № 1
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ОПИСЬ
документов аккредитационного дела
_________________________________________
(наименование организации, осуществляющей
образовательную деятельность)
Основание составления (дополнения) описи
N
п/п
Наименование документа
Количество документов
Количество листов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
Приложение № 2
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
РЕЕСТР
аккредитационных дел, переданных на хранение
Присвоенный порядковый номер аккредитационного дела, переданного на хранение
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Муниципальный район (городской округ)
Дата передачи аккредитационного дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность и специалиста Отдела, передавшего аккредитационное дело на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность и специалиста Отдела, принявшего аккредитационное дело на хранение
Дата окончания хранения аккредитационного дела
Приложение № 3
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ЖУРНАЛ
движения аккредитационных дел, переданных на хранение
Порядковый номер записи
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, с указанием муниципального района (городского округа)
Основание выдачи аккредитационного дела
Дата выдачи аккредитационного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, получающего аккредитационное дело
Дата возврата на хранение аккредитационного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, возвращающего аккредитационное дело
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись специалиста Отдела, ответственного за хранение аккредитационных дел
Приложение № 3
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ЗАЯВИТЕЛЕЙ ПО ПОДТВЕРЖДЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ И (ИЛИ) О КВАЛИФИКАЦИИ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (далее - дело), сформированных Департаментом образования Вологодской области (далее - Департамент) в рамках предоставления государственной услуги по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации.
2. Дело формируется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности Департамента (далее - Отдел), ответственным за подтверждение документов об образовании и (или) о квалификации, после принятия заявления и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. Дело, подлежащее хранению, регистрируется в Реестре дел заявителей по подтверждению документа об образовании и (или) о квалификации, подлежащих хранению, который ведется в электронном виде (далее - Реестр) (приложение № 1 к настоящему Порядку), специалистом Отдела, ответственным за хранение дел, в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации;
об отказе в подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации.
4. Дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне которой проставляются следующие реквизиты:
порядковый номер заявления в соответствии с номером в Журнале регистрации заявлений о подтверждении документов об образовании и (или) о квалификации и учета выдачи проставленных апостилей, год поступления заявления;
порядковый номер дела по подтверждению документа об образовании и (или) о квалификации в соответствии с присвоенным номером в Реестре;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя документа об образовании и (или) о квалификации.
5. Дела хранятся постоянно в Отделе в сейфе или металлическом шкафу, позволяющем обеспечить их сохранность в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных".
6. Дело, подлежащее хранению, включает в себя:
а) заявление о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации и прилагаемые к нему документы;
б) копии запросов Департамента в организацию, выдавшую документ об образовании и (или) о квалификации, в иные организации, обладающие соответствующей информацией, с целью установления факта выдачи указанного документа его обладателю, получения образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего этот документ, получения образца оттиска печати, которой скреплен документ;
в) ответы на запросы Департамента из организаций, в которые были направлены соответствующие запросы;
г) информацию, полученную в ходе межведомственного взаимодействия, об уплате заявителем государственной пошлины за проставление апостиля;
д) распорядительный акт Департамента о подтверждении (об отказе в подтверждении) документа об образовании и (или) о квалификации;
е) копии уведомлений заявителю и других документов, связанных с подтверждением документов об образовании и (или) о квалификации;
ж) опись документов дела по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (приложение № 2 к настоящему Порядку).
7. Дело выдается:
начальнику Департамента и его заместителям;
начальнику управления контроля и надзора в сфере образования Департамента, начальнику Отдела;
представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов.
8. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в дело вкладываются снятая с него копия и документ о выдаче. В Реестре делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
Приложение № 1
к Порядку
хранения дел заявителей по подтверждению
документов об образовании и (или) о квалификации
в Департаменте образования Вологодской области
РЕЕСТР
дел заявителей по подтверждению документа
об образовании и (или) о квалификации, подлежащих хранению
Присвоенный порядковый номер дела, переданного на хранение
Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя документа об образовании и (или) о квалификации
Дата передачи дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, передавшего дело на хранение
ОПИСЬ
документов дела по подтверждению документов
об образовании и (или) о квалификации
Порядковый номер заявления в
соответствии с номером в Журнале
регистрации заявлений о
подтверждении документов об
образовании и (или) о
квалификации и учета выдачи
проставленных апостилей/год
поступления заявления
Дата выведения апостиля
Срок рассмотрения заявления и
прилагаемых документов
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя
документа об образовании и (или) о квалификации)
N
п/п
Наименование документа
Количество листов
Количество документов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
------------------------------------------------------------------
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 1 апреля 2015 г. № 945
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКОВ ХРАНЕНИЯ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ДЕЛ,
АККРЕДИТАЦИОННЫХ ДЕЛ, ДЕЛ ЗАЯВИТЕЛЕЙ ПО ПОДТВЕРЖДЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ И (ИЛИ) О КВАЛИФИКАЦИИ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 2 статьи 16 Федерального закона от 4 мая 2011 года № 99-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности", пунктом 22 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039, а также в целях совершенствования порядка учета и хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, подлежащих хранению в Департаменте образования Вологодской области, согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
2. Утвердить прилагаемый Порядок хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, подлежащих хранению в Департаменте образования Вологодской области, согласно приложению № 2 к настоящему приказу.
3. Утвердить прилагаемый Порядок хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации в Департаменте образования Вологодской области согласно приложению № 3 к настоящему приказу.
4. Обеспечить хранение:
лицензионных и аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации в оборудованном помещении Департамента образования Вологодской области в соответствии с прилагаемыми Порядками отделу лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности (Н.Ф. Соколова);
документов при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований, входящих в состав лицензионного дела, подлежащего хранению, в оборудованном помещении Департамента образования Вологодской области в соответствии с прилагаемым Порядком хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, отделу контроля качества образования и надзора за соблюдением законодательства (С.К. Охотникова).
5. Признать утратившими силу приказы Департамента образования области:
от 7 июня 2010 года № 997 "Об утверждении Порядка хранения лицензионных дел соискателей лицензии (лицензиатов) в Департаменте образования области";
от 10 октября 2011 года № 1505 "О внесении изменений в приказ Департамента образования области от 7 июня 2010 года № 997";
от 24 июня 2011 года № 978 "Об утверждении Порядка хранения аккредитационных дел в Департаменте образования Вологодской области".
6. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления контроля и надзора в сфере образования И.Л. Гуляеву.
Заместитель начальника
Департамента
Л.Р.ПРОНИЧЕВА
Приложение № 1
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ЛИЦЕНЗИОННЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения лицензионных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, лицензирование образовательной деятельности которых осуществляется Департаментом образования Вологодской области (далее соответственно - лицензионное дело, Департамент).
2. Лицензионное дело начинает формироваться после принятия заявления о предоставлении лицензии на осуществление образовательной деятельности (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. В случае поступления заявления на бумажном носителе лицензионное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки и торце которой проставляются реквизиты лицензионного дела (порядковый номер и дата принятия распорядительного акта Департамента (о предоставлении лицензии, об отказе в предоставлении лицензии, о возврате заявления и прилагаемых документов, номер тома) и наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, предоставившей документы на получение лицензии.
В случае поступления заявления в электронном виде с использованием информационной системы Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области лицензионное дело формируется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Лицензионное дело, составленное в электронном виде, имеет реквизиты, указанные в абзаце первом настоящего пункта.
4. При поступлении заявления о переоформлении лицензии на осуществление образовательной деятельности (далее - лицензия), о выдаче временной лицензии либо о выдаче дубликата (копии) лицензии (временной лицензии), о прекращении лицензии, а также при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований лицензионное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется документами, указанными в пункте 7 настоящего Порядка, в соответствии с процедурой, также они включаются в опись документов лицензионного дела, переданного на хранение.
5. Лицензионное дело формируется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности Департамента (далее - Отдел), ответственным за проведение лицензирования образовательной деятельности организации, осуществляющей образовательную деятельность, в соответствии с резолюцией начальника Отдела.
Лицензионное дело дополняется документами при проведении проверок соблюдения лицензиатами лицензионных требований специалистом отдела контроля качества образования и надзора за соблюдением законодательства Департамента, ответственным за оформление результатов указанных проверок, которые хранятся в отдельной папке (скоросшивателе), оформленной в соответствии с пунктом 3 настоящего Порядка, с указанием буквенного кода вида проверки "ЛК".
6. Лицензионное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о предоставлении лицензии либо об отказе в предоставлении лицензии;
о переоформлении лицензии либо об отказе в переоформлении лицензии;
о предоставлении временной лицензии либо об отказе в предоставлении временной лицензии;
о предоставлении дубликата, копии лицензии либо об отказе в их предоставлении;
о прекращении действия лицензии.
В случае проведения проверки соблюдения лицензиатами лицензионных требований лицензионное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня окончания такой проверки.
Копии постановлений о назначении административных наказаний, выписки из решений суда об аннулировании лицензии либо об административном приостановлении деятельности включаются в лицензионное дело, переданное на хранение, в течение 5 рабочих дней со дня их поступления в Департамент.
В случае отзыва заявления лицензионное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом заявления организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления.
7. Лицензионное дело, передаваемое на хранение, содержит:
а) заявление о предоставлении лицензии (временной лицензии), о переоформлении лицензии, предоставлении дубликата (копии) лицензии, о прекращении действия лицензии и прилагаемые к заявлению документы;
б) копии распорядительных актов Департамента о предоставлении лицензии (временной лицензии), переоформлении лицензии, о предоставлении дубликата (копии) лицензии, о приостановлении, возобновлении и прекращении действия лицензии, а также об отказе в предоставлении (переоформлении) лицензии, временной лицензии, дубликата лицензии;
в) копии подписанных и зарегистрированных лицензий и приложения (приложений);
г) копию дубликата лицензии (при наличии);
д) копии распорядительных актов Департамента о проведении проверок соискателя лицензии, лицензиата, копии актов проверок, предписаний об устранении выявленных нарушений лицензионных требований, протоколов об административных правонарушениях, постановлений о назначении административных наказаний и других документов, связанных с осуществлением лицензионного контроля;
е) выписки из решений суда об административном приостановлении деятельности лицензиата или аннулировании лицензии (при наличии);
ж) уведомления и другие документы, связанные с осуществлением лицензирования;
з) опись документов лицензионного дела (приложение № 1 к настоящему Порядку).
В случае отзыва заявления организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из лицензионного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в лицензионное дело вкладываются заявление организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления, копия распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
8. Специалистом Отдела, ответственным за хранение лицензионных дел, ведутся Реестр лицензионных дел, переданных на хранение (приложение № 2 к настоящему Порядку), и Журнал движения лицензионных дел, переданных на хранение (приложение № 3 к настоящему Порядку). Реестр лицензионных дел, переданных на хранение, ведется в электронном виде.
9. Лицензионное дело выдается:
а) начальнику Департамента и его заместителям;
б) уполномоченным специалистам управления контроля и надзора в сфере образования Департамента.
Лицензионное дело выдается во временное пользование лицам, указанным в подпунктах "а", "б" данного пункта, на срок не более 20 рабочих дней с возможностью продления указанного срока не более чем на 10 рабочих дней и после его истечения подлежит возврату.
10. Представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации лицензионные дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов с уведомлением начальника Департамента или другого уполномоченного им лица.
11. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из лицензионного дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в лицензионное дело вкладываются документ о выдаче, снятая с него копия, в Журнале движения лицензионных дел и в описи делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
12. Лицензионное дело хранится постоянно. В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления лицензионное дело хранится в течение трех лет, после чего подлежит уничтожению в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Департамента от 11 апреля 2014 года № 818.
13. Лицензионные дела хранятся в специально оборудованном помещении, позволяющем обеспечить сохранность лицензионных дел.
Приложение № 1
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ОПИСЬ
документов лицензионного дела
_________________________________________
(наименование организации, осуществляющей
образовательную деятельность)
Основание составления (дополнения) описи
N
п/п
Наименование документа
Количество документов
Количество листов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
Приложение № 2
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
РЕЕСТР
лицензионных дел, переданных на хранение
Присвоенный порядковый номер лицензионного дела, переданного на хранение
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Муниципальный район (городской округ)
Дата передачи лицензионного дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, передавшего лицензионное дело на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, принявшего лицензионное дело на хранение
Приложение № 3
к Порядку
хранения лицензионных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ЖУРНАЛ
движения лицензионных дел, переданных на хранение
Порядковый номер записи
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Основание выдачи лицензионного дела
Дата выдачи лицензионного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, получающего лицензионное дело
Дата возврата на хранение лицензионного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, возвращающего лицензионное дело
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись специалиста, ответственного за хранение лицензионных дел
Приложение № 2
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ АККРЕДИТАЦИОННЫХ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ, ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения аккредитационных дел организаций, осуществляющих образовательную деятельность, государственная аккредитация образовательной деятельности которых осуществляется Департаментом образования Вологодской области (далее соответственно - аккредитационное дело, Департамент).
2. Аккредитационное дело начинает формироваться после принятия заявления о проведении государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - заявление) и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. В случае поступления заявления на бумажном носителе аккредитационное дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне обложки и торце которой проставляются реквизиты аккредитационного дела (порядковый номер и дата принятия распорядительного акта Департамента (о предоставлении свидетельства о государственной аккредитации, об отказе в предоставлении свидетельства о государственной аккредитации, о возвращении заявления и прилагаемых документов, номер тома) и наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, предоставившей документы на государственную аккредитацию.
В случае поступления заявления в электронном виде с использованием информационной системы Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области аккредитационное дело формируется в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Аккредитационное дело, составленное в электронном виде, имеет реквизиты, указанные в абзаце первом настоящего пункта.
4. В случае поступления заявления о переоформлении свидетельства о государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - свидетельство) в соответствии с подпунктом "б" пункта 78 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039, аккредитационное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется соответствующими документами, указанными в подпунктах "а" - "д" пункта 7 настоящего Порядка, также они включаются в опись документов аккредитационного дела, переданного на хранение;
в случае поступления заявления о переоформлении свидетельства (за исключением заявления о переоформлении свидетельства в соответствии с подпунктом "б" пункта 78 Положения о государственной аккредитации образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2013 года № 1039), о выдаче временного свидетельства либо о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства) аккредитационное дело организации, осуществляющей образовательную деятельность, хранящееся в Департаменте, дополняется соответствующими документами, указанными в подпунктах "а", "г", "д" пункта 7 настоящего Порядка, также они включаются в опись документов аккредитационного дела, переданного на хранение.
5. Аккредитационное дело составляется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности (далее - Отдел) Департамента, обеспечивающим проведение государственной аккредитации образовательной деятельности организаций, осуществляющих образовательную деятельность.
6. Аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о государственной аккредитации образовательной деятельности либо об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности;
о переоформлении свидетельства либо об отказе в переоформлении свидетельства;
о выдаче временного свидетельства либо об отказе в выдаче временного свидетельства;
о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства).
В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом заявления организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления.
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности аккредитационное дело передается на хранение в течение 20 рабочих дней со дня направления (выдачи) письма Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов в адрес организации, осуществляющей образовательную деятельность.
7. Аккредитационное дело, передаваемое на хранение, содержит:
а) заявление и прилагаемые документы;
б) распорядительный акт Департамента о проведении аккредитационной экспертизы;
в) заключение экспертной группы по результатам аккредитационной экспертизы, отчеты об аккредитационной экспертизе;
г) распорядительные акты Департамента о государственной аккредитации или об отказе в государственной аккредитации, о переоформлении свидетельства, о предоставлении дубликата свидетельства, о приостановлении, возобновлении, прекращении, лишении государственной аккредитации;
д) копию свидетельства (временного свидетельства, дубликата свидетельства) с приложениями;
е) опись документов аккредитационного дела (приложение № 1 к настоящему Порядку).
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из аккредитационного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в аккредитационное дело вкладываются копии приказа, распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
В случае отзыва заявления организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявление и прилагаемые к нему документы изымаются из аккредитационного дела и возвращаются организации, осуществляющей образовательную деятельность. На место изъятого заявления и прилагаемых к нему документов в аккредитационное дело вкладываются заявление организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отзыве заявления, копии приказа, распорядительного акта Департамента о возвращении заявления и прилагаемых к нему документов организации, осуществляющей образовательную деятельность, уведомление о вручении (в случае, если заявление и прилагаемые к нему документы были направлены почтовым отправлением с уведомлением о вручении).
8. Специалистом Отдела, ответственным за хранение аккредитационных дел, ведутся Реестр аккредитационных дел, переданных на хранение (приложение № 2 к настоящему Порядку), и Журнал движения аккредитационных дел, переданных на хранение (приложение № 3 к настоящему Порядку). Реестр аккредитационных дел, переданных на хранение, ведется в электронном виде.
9. Аккредитационное дело выдается:
а) начальнику Департамента и его заместителям;
б) уполномоченным специалистам управления контроля и надзора в сфере образования Департамента.
Аккредитационное дело выдается во временное пользование лицам, указанным в подпунктах "а", "б" данного пункта, на срок не более 20 рабочих дней с возможностью продления указанного срока не более чем на 10 рабочих дней и после его истечения подлежит возврату.
10. Представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации аккредитационные дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов с уведомлением начальника Департамента или другого уполномоченного лица.
11. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из аккредитационного дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в аккредитационное дело вкладываются документ о выдаче, снятая с него копия, в Журнале движения аккредитационных дел и в описи документов аккредитационного дела делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
12. В случае принятия решения о государственной аккредитации образовательной деятельности, о переоформлении свидетельства, о выдаче временного свидетельства либо о выдаче дубликата свидетельства (временного свидетельства) аккредитационное дело хранится в течение срока действия свидетельства (временного свидетельства) о государственной аккредитации и в течение трех лет со дня окончания срока его действия.
13. В случае принятия решения об отказе в государственной аккредитации образовательной деятельности, об отказе в переоформлении свидетельства либо об отказе в выдаче временного свидетельства аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня издания соответствующего распорядительного акта Департамента.
14. В случае отзыва организацией, осуществляющей образовательную деятельность, заявления аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня отзыва заявления.
В случае прекращения рассмотрения Департаментом заявления и прилагаемых к нему документов в связи со вступлением во время процедуры государственной аккредитации образовательной деятельности в законную силу решения суда об административном приостановлении деятельности или об аннулировании лицензии на осуществление образовательной деятельности аккредитационное дело хранится в течение трех лет со дня прекращения его рассмотрения.
15. По истечении сроков хранения, указанных в пунктах 12 - 14 настоящего Порядка, аккредитационное дело на бумажном либо электронном носителе подлежит уничтожению в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Департамента от 11 апреля 2014 года № 818.
16. При представлении в Департамент организацией, осуществляющей образовательную деятельность, аккредитационное дело которой хранится в Департаменте, заявления о проведении государственной аккредитации образовательной деятельности на новый срок формируется новое аккредитационное дело данной организации.
17. Аккредитационные дела хранятся в специально оборудованном помещении, позволяющем обеспечить сохранность аккредитационных дел.
Приложение № 1
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ОПИСЬ
документов аккредитационного дела
_________________________________________
(наименование организации, осуществляющей
образовательную деятельность)
Основание составления (дополнения) описи
N
п/п
Наименование документа
Количество документов
Количество листов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
Приложение № 2
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
РЕЕСТР
аккредитационных дел, переданных на хранение
Присвоенный порядковый номер аккредитационного дела, переданного на хранение
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность
Муниципальный район (городской округ)
Дата передачи аккредитационного дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность и специалиста Отдела, передавшего аккредитационное дело на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность и специалиста Отдела, принявшего аккредитационное дело на хранение
Дата окончания хранения аккредитационного дела
Приложение № 3
к Порядку
хранения аккредитационных дел организаций,
осуществляющих образовательную деятельность,
подлежащих хранению в Департаменте образования
Вологодской области
ЖУРНАЛ
движения аккредитационных дел, переданных на хранение
Порядковый номер записи
Наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, с указанием муниципального района (городского округа)
Основание выдачи аккредитационного дела
Дата выдачи аккредитационного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, получающего аккредитационное дело
Дата возврата на хранение аккредитационного дела
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись лица, возвращающего аккредитационное дело
Фамилия, имя, отчество, должность и подпись специалиста Отдела, ответственного за хранение аккредитационных дел
Приложение № 3
к Приказу
Департамента образования области
от 1 апреля 2015 г. № 945
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ЗАЯВИТЕЛЕЙ ПО ПОДТВЕРЖДЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ ОБ ОБРАЗОВАНИИ И (ИЛИ) О КВАЛИФИКАЦИИ
В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОБРАЗОВАНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Настоящий Порядок определяет правила хранения дел заявителей по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (далее - дело), сформированных Департаментом образования Вологодской области (далее - Департамент) в рамках предоставления государственной услуги по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации.
2. Дело формируется специалистом отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательной деятельности Департамента (далее - Отдел), ответственным за подтверждение документов об образовании и (или) о квалификации, после принятия заявления и прилагаемых к нему документов к рассмотрению по существу.
3. Дело, подлежащее хранению, регистрируется в Реестре дел заявителей по подтверждению документа об образовании и (или) о квалификации, подлежащих хранению, который ведется в электронном виде (далее - Реестр) (приложение № 1 к настоящему Порядку), специалистом Отдела, ответственным за хранение дел, в течение 20 рабочих дней со дня принятия Департаментом одного из следующих решений:
о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации;
об отказе в подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации.
4. Дело формируется в папке (скоросшивателе), на лицевой стороне которой проставляются следующие реквизиты:
порядковый номер заявления в соответствии с номером в Журнале регистрации заявлений о подтверждении документов об образовании и (или) о квалификации и учета выдачи проставленных апостилей, год поступления заявления;
порядковый номер дела по подтверждению документа об образовании и (или) о квалификации в соответствии с присвоенным номером в Реестре;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя документа об образовании и (или) о квалификации.
5. Дела хранятся постоянно в Отделе в сейфе или металлическом шкафу, позволяющем обеспечить их сохранность в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных".
6. Дело, подлежащее хранению, включает в себя:
а) заявление о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации и прилагаемые к нему документы;
б) копии запросов Департамента в организацию, выдавшую документ об образовании и (или) о квалификации, в иные организации, обладающие соответствующей информацией, с целью установления факта выдачи указанного документа его обладателю, получения образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего этот документ, получения образца оттиска печати, которой скреплен документ;
в) ответы на запросы Департамента из организаций, в которые были направлены соответствующие запросы;
г) информацию, полученную в ходе межведомственного взаимодействия, об уплате заявителем государственной пошлины за проставление апостиля;
д) распорядительный акт Департамента о подтверждении (об отказе в подтверждении) документа об образовании и (или) о квалификации;
е) копии уведомлений заявителю и других документов, связанных с подтверждением документов об образовании и (или) о квалификации;
ж) опись документов дела по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации (приложение № 2 к настоящему Порядку).
7. Дело выдается:
начальнику Департамента и его заместителям;
начальнику управления контроля и надзора в сфере образования Департамента, начальнику Отдела;
представителям правоохранительных, надзорных и других государственных органов Российской Федерации дела предоставляются для ознакомления по месту нахождения Департамента на основании письменных запросов указанных органов.
8. В исключительных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами правопорядка могут быть изъяты документы из дела на основании их письменного запроса. На место изъятого документа в дело вкладываются снятая с него копия и документ о выдаче. В Реестре делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия.
Приложение № 1
к Порядку
хранения дел заявителей по подтверждению
документов об образовании и (или) о квалификации
в Департаменте образования Вологодской области
РЕЕСТР
дел заявителей по подтверждению документа
об образовании и (или) о квалификации, подлежащих хранению
Присвоенный порядковый номер дела, переданного на хранение
Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя документа об образовании и (или) о квалификации
Дата передачи дела на хранение
Фамилия, имя, отчество, должность специалиста Отдела, передавшего дело на хранение
ОПИСЬ
документов дела по подтверждению документов
об образовании и (или) о квалификации
Порядковый номер заявления в
соответствии с номером в Журнале
регистрации заявлений о
подтверждении документов об
образовании и (или) о
квалификации и учета выдачи
проставленных апостилей/год
поступления заявления
Дата выведения апостиля
Срок рассмотрения заявления и
прилагаемых документов
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и обладателя
документа об образовании и (или) о квалификации)
N
п/п
Наименование документа
Количество листов
Количество документов
Всего
Должность, Ф.И.О. специалиста Отдела, составившего опись документов
______________________
(подпись)
------------------------------------------------------------------